「あの人、最近どうしてる？」
月1回のリーダー会議で名前が出ても、誰もすぐに答えられない。
メンバーの一覧はある。 でも、誰がどのチームで、今フォローが必要なのは誰かを、会議の場で拾い切れない。
僕たちのAIライターチームでも、同じことが起きていました。
メンバーは約80名。 リーダーは4名です。
そこで僕はClaudeに、 「リーダー間で共有する合言葉が必要な、専用ダッシュボードがほしい」と伝えました。
すると、その日のうちにチームの「コントロール室」が完成し、 そのまま本番で使い始めました。
人数が増えるほど、名簿だけでは話せなくなる
もともと、メンバー情報はスプレッドシートで管理していました。
スプレッドシートが悪いわけではありません。 少人数なら、名前、所属、活動状況を一つの表で十分に追えます。
ところが、人数が増え、チームが分かれ、見るリーダーも増えると、会議で知りたいことが変わってきます。
誰がどのチームなのか。 最近動きが見えていない人は誰か。 成果が出ていて、事例を聞かせてほしい人は誰か。 次の案内をしたい人は何人いるのか。
欲しかったのは、情報をためるための新しい表ではありませんでした。
「今、誰に、何をしたらいいか」が見える画面です。
Claudeに一言頼んだら、その日に使える画面ができた
僕が最初に伝えたのは、難しい仕様書ではありません。
「リーダー間で共有する合言葉が必要で、 メンバーの状況を一画面で把握できるダッシュボードがほしい」
まずは、この一言でした。
もちろん、最初から完璧だったわけではありません。
実際に触ると、「このタブは整理したい」「ここに項目を足したい」「合言葉を変えたい」と、 追加の希望が出てきます。
そのたびにClaudeへ会話で伝えると、 数分で画面へ反映されました。
専門用語で仕様を細かく書き並べるのではなく、 使いながら感じた違和感を、 そのまま言葉にして直していける。
僕が一番驚いたのは、作る速さだけでなく、この直し方でした。
ここまでの変化を、記事用の図解にするとこうなります。 人物・画面は説明用の生成イメージです。
約80名の「今」と「次の一手」が見える画面
約80名の状況を、一人1行で見られる
完成したのは、リーダー間で共有する合言葉が必要な専用ページです。
パソコンへソフトを入れる必要はなく、スマートフォンからも確認できます。
「全体」「今日の議題」「全メンバー」「会議レポート」の4つのタブがあり、 全体画面を開くと、メンバー総数や状況別の人数、未所属の人、フォローメモがある人をまとめて見られます。
掲載画面は、個人情報を含まない公開用ダミーデータへ差し替えています。
全メンバーの一覧では、所属チーム、今の状況、活動実績、最終更新日、 連絡先となるSNS、紹介ページへのリンクまでを一人1行へ集約しました。
名前の行を押せば、その場で内容を編集できます。 新しいメンバーも、「メンバー追加」ボタンから登録できます。
退会した人は消してしまいません。 通常の一覧から外し、必要なときに再表示できる記録として残します。 チーム変更なども同じ画面で更新できるため、別の名簿へ転記する必要がありません。
5段階のどこにいるかを、自動で集計する
僕たちのチームには、メンバーが活動を進める目安となる5つの段階があります。
ダッシュボードでは、入力されている活動状況をもとに、 今どの段階にいる人が何名いるかを自動で集計します。
これまでのように、一人ずつ行を追いながら数える必要はありません。
「次の案内を届けたい人は何名いるか」
「その前にフォローしたい人は誰か」
人数と名前を行き来しながら見られるようになりました。
会議を始める前に、「今日の議題」ができている
僕が特に便利だと感じたのが、「今日の議題」タブです。
ここには、入力された情報とチームの運用ルールをもとに、 フォローが必要な人、成功事例として話を聞きたい人、個別に相談したい人が整理されます。
誰かの記憶だけを頼りに、「ほかに気になる人はいませんか」と名前を思い出すところから始めなくていい。
会議を開いたら、まず同じ画面を見る。
4人のリーダーが、同じ共有データを見ながら話せるので、 「自分の手元の表だけ古かった」というずれも減らせます。
状況探しだけで終わらず、 誰がどんな声をかけるかまで話しやすくなりました。
実際の画面構造を、公開用ダミーデータで再現しています。
会議の音源が、AI所見付きのレポートになる
会議が終わったあとも、記録を残すだけでは終わりません。
月次ミーティングの録音や議事メモをAIへ渡すと、 会議の概要、課題、対策と宿題、AIコンサル所見をまとめたレポートにできます。
そのレポートをダッシュボードへ登録しておけば、過去の会議も日付順にさかのぼれます。
翌月は、前回の課題と宿題を開き、どこまで進んだかを確認するところから始められます。
概要・課題・対策・AI所見の構成例です。 内容は公開用ダミーです。
その時点の集計と状況をAIへ渡したときには、 「最優先はこれ」「この14名が次の一手の最有力層」といった提案も出てきました。
もちろん、AIの提案をそのまま正解にするわけではありません。
誰へ、いつ、どんな言葉で連絡するかを決めるのはリーダーです。
ただ、渡した集計と状況をもとに、 会議では気づかなかった候補を出してくれる。
AIが記録係だけではなく、考えるための相手になった感覚がありました。
会議の録音やメンバー情報には、個人情報が含まれることがあります。
この仕組みを使うときは、AIへ渡す情報の範囲、閲覧できる人、保存する場所を先に決める必要があります。
一番の価値は、記録ではなく「次の一手」が見えること
メンバー管理というと、名前や連絡先をきれいに保存する話になりがちです。
でも、運営で本当に必要なのは、名簿を完成させることではありません。
最近声をかけられていない人に気づく。 成果が出た人の話を聞く。 次の段階へ進めそうな人へ、必要な案内を届ける。
そのために記録があります。
今回のダッシュボードを使い始めて変わったのは、情報の置き場所だけではありません。
リーダー会議で、 これから誰に何をするかを、以前より話しやすくなりました。
僕にとっては、ここが一番大きな変化です。
AIなら、どんなチームでも1日で作れるわけではない
今回は、もとのスプレッドシートがあり、 管理したい情報と会議で困っている場面を伝えられる状態から始めました。
AIへ頼めば、何も決めなくても勝手に良い管理画面ができるわけではありません。
何を記録するのか。 誰が更新するのか。 どんな状態ならフォロー対象にするのか。
ここは、人が決める必要があります。
反対に、この3つを普段の言葉で説明できれば、 難しいシステムの知識がなくても、AIと相談しながら自分たちに合う形を作れる可能性があります。
必ず1日で完成するとは言えません。
それでも、既製の管理サービスへ自分たちを合わせるだけでなく、 自分たちの運営に合わせた形を小さく作り始められる。
僕は、ここに大きな可能性を感じています。
「人の状況を追いかける仕事」なら応用できる
この仕組みは、AIライターチームだけのものではありません。
コンサルタントなら、 顧客ごとの課題、次回面談、提案したい内容を追う仕組みにできます。
講座なら、受講状況、課題の提出、つまずいている人、 次に案内したい内容を整理する仕組みにできます。
コミュニティなら、参加状況、フォローしたい人、 活躍事例を聞きたい人が見えるように設計できます。
複数店舗なら、店舗ごとの状況や、店長同士で確認したい課題を同じ画面へ集める考え方が使えます。
同じ画面をそのまま使うのではありません。
あなたの仕事では、誰の、どんな変化を追いかけたいのか。
そこから必要な項目と「今日の議題」が決まります。
あなたのチームのコントロール室も、一緒に作れます
メンバーが増えたのは、うれしいことです。
だからこそ、人数が増えたせいで、一人ひとりが見えなくなる状態にはしたくありません。
今は何で管理しているのか。 会議で毎回、何を探しているのか。 誰へのフォローが遅れやすいのか。
まずは、そのまま聞かせてください。
まだ作りたい画面が言葉になっていなくても大丈夫です。
公式LINEで「うちのコミュニティでもできますか？」と送っていただければ、 今の管理方法を聞きながら、一緒に整理します。